不是远程办公难,而是你用错了文件系统!

      谁也没有想到,改变我们日常办公方式的不是行业升级,而是一场突如其来的新冠疫情。国内疫情时有反弹,全球疫情更是看不到好转的希望,在相当长的时间里,企业依然要采取灵活办公的方式来运转。

      然而,远程办公并不如人们想象中的那么高效,不少企业朋友向我抱怨,文件的共享、协作与管理成了大麻烦。在疫情期间居家远程办公时,您是不是也常遇到以下的问题:

      1.客户往来盖章订单、合同电子档、报销单等资料都用微信等方式传输,后期管理备份麻烦

      2.大量的宣传视频、图片及宣传资料需要提供给客人确认,各种网盘下载需要注册会员,且非付费会员时下载又被限速,客户体验感差

      3.公司原来保存文件的NAS服务器只能做本地存储,不能远程访问,远程办公时资料无法查找及分享

      这些问题其实处理起来也非常简单,使用精益eDoc文件检索系统就能轻松解决。

不是远程办公难,而是你用错了文件系统!

OCR识别加持,好查找易归档,懂你的才是最好的

      在远程办公中,首先遇到的问题就是平时往来的工作文件很多,收到的文件随手就放在电脑桌面或是某个文件夹中,当想用时却怎么也找不到,只能通过标题慢慢搜索,但有时标题就没修改过,导致根本就无法找到自己所需的文件。

      精益eDoc文件检索系统配置有专业的OCR文字识别引擎,可以自动将扫描的JPG图档转换成带有内文搜索功能的PDF文件上传,并能将内文文字提取出来自动加注标签,后期不管您是查标题,查内文都可以快速精准定位您要的文件。通过OCR加持后,可以支持文件的自动归档整理,只需要提前设置好归档规则,系统就会按规则将文件自动归档整理到指定目录下。

不是远程办公难,而是你用错了文件系统!

      企业员工不必再将大把的时间浪费在数字文档的整理与查询上,可以将更多精力放到工作中,真正做到快捷的文件管理。

多平台访问,权限管理,分享便捷更安全

      文件转为数字文档后,企业员工往往面临更多问题:如何将文件转移到自己在家工作的设备中?在团队远程办公中,如何做到文件资讯的实时共享?如何将特定的文件资料分享给指定的个人或群组?

      传统的办公软件可能也有文件传输功能,但往往有大小、规格以及类型等诸多限制,而且难以进行管理,非常不方便。

      精益eDoc文件检索系统拥有强大的文件分享功能,可以轻松告别这些忧虑。

      首先,它不受平台限制,企业员工在获得权限后,可以实现PC、手机、平板等多种设备的跨平台访问,远程办公也能轻松获取工作所需的文件。

      其次,它的分享方式多元化,企业员工可以通过邮件、超链接、二维码等多种途径将文件分享给内部员工或者外部用户。对外文件可直接设置密码及有效期,文件无需转发,外部用户可直接下载,安全又便捷。

      精益eDoc文件检索系统拥有严格的权限管理机制。分享者可对不同项目组的成员及同一项目组的成员,赋予可编辑、可上传、可查看等权限设置,满足企业文档管理中权限可控的需求。管理员还能随时查看所有文件的使用痕迹,形成良好的资料监管。既不耽误各部门之间的协作,又能确保文件的隐私与安全性,避免远程办公中出现资料泄露的情况。

不是远程办公难,而是你用错了文件系统!

3DES加密,同步备份,文件存储不丢失

      在远程办公中,文件管理还存在一个难点:即使是疫情期间,企业也不可能断绝与其他公司的联系,必然会与客户产生交流,如何确保交流过程中文件的安全性?

      精益eDoc文件检索系统采用专业的3DES加密备份机制及SSL/HTTPs连线加密技术,从技术手段避免他人窥探及资料防盗。如果需要接收客户回传的文件,无需为客户开设内部帐号,只需利用档案请求功能,提供设定好密码的私密上传链接,有效保障文件的私密安全性,最大支持上传单个5G的文件。

不是远程办公难,而是你用错了文件系统!

      在后续的文件管理时,它还支持后台的自动同步与下载,所有上传的文件都能及时备份,避免因疏忽造成损失。

      当然,在远程办公的过程,企业面临的文件管理问题远不止于此。即使线下面对面的工作,文件资料协作想要做到高效快捷也不是一件简单的事。

      疫情加速了各行各业的数字化工作进程,精益eDoc文件检索系统既能满足线上文件协作,又能方便文件的安全管理,可以有效解决远程办公文件管理难的问题,大大提升工作效率。

      在未来,精益精益eDoc文件检索系统期望赋能更多企业,推动文件数字化在远程办公的部署与应用。

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